でんでん記録

Ｑ＆Ａ

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よくあるご質問です。「サポート２」「サポート３」など旧製品も掲載しています。

■使用環境のご質問

Q Microsoft Accessがなくても使えますか？
A Accessランタイムをインストールしていただければ使えます。詳しくは同梱の「インストールマニュアル」をご覧下さい。
  • 「サポート３ プラス」以前：
    Accessがない場合は Accessランタイムをインストールしてください。
  • 「サポート３ 2012」以降：
    Accessが入っていても Accessランタイムはインストールしてください。
Q ディスプレイ（画面）の解像度が800×600です。使えますか？
A 画面の解像度は1024x768以上のカラーディスプレイが推奨ですが、これ未満の解像度のディスプレイでも利用できます。ただし、すべて表示されない可能性がありますので、ウィンドウの右端と下のスクロールバーを操作して表示させてください。
Q Windows Vistaでも使えますか？
A 「でんでん記録」の対応OSは Windows 7/8.1/10です。Windows Vistaを含むその他のOSにつきましてはサポート対象外とさせていただいております。
Windows8のサポートについては「旧IE」および「Windows8（Windows8.1でない旧バージョン）」の弊社製品のサポートの対応についてをご参照ください。

■インストール時のご質問

Q 旧製品ユーザーですが、でんでん記録を使いたいと考えています。旧製品で記録したデータは、でんでん記録でも使えますか？ またどのようにすれば使えるようになるのでしょうか？
A 使えます。
  • 「サポート２」からの移行の場合：
    サポート２で記録したデータをでんでん記録で使うためには、データ移行処理を行ってください。詳しくは当社までお問い合わせください。
  • 「サポート３」からの移行の場合：
    でんでん記録の初回起動時に、共有データファイルの場所を指定してください。
Q サポート２ユーザーですが、サポート３を使いたいと考えています。サポート２で記録したデータは、サポート３でも使えますか？ またどのようにすれば使えるようになるのでしょうか？
A 使えます。ただし、サポート２で記録したデータをサポート３で使うためには、データ移行処理を行ってください。詳しくはサポート３に添付されている「共有データのセットアップ手順」をご覧ください。
Q サポート２をマニュアル通りインストールしたのですが、共有データファイルのセットアップができなくて困っています。どのようにすればよいでしょうか？
A 以下のことをご確認ください。
  • 共有データファイルのセットアップ前に、Accessランタイムのインストールをしていますか？（Accessがない場合）
  • 共有データファイルのセットアップ時に"data"というフォルダを新規作成していますか？
Q クライアントPCを増設あるいは入れ替えた時にでんでん記録/サポート３をインストールしたいのですが、どうすればいいですか？
A ［でんでん記録の場合］
新しいPCにでんでん記録を導入して使用するにはライセンスが必要になります。購入した製品によりライセンス数の上限が決まっています。 ライセンス数が足りていれば、でんでん記録のプログラムのみをインストールして導入ください。 共有データファイルの設定は他のクライアントと同様に設定ください。操作詳細は「インストールマニュアル」をご参照ください。 不明なことがあれば、でんでん記録専用窓口までお問い合わせください。

［サポート３の場合］
サポート３のプログラムのみをインストールしてください。くれぐれも共有データファイルのセットアップはしないでください。これをしてしまうと、それまで記録したデータが失われてしまいますのでご注意ください。また、共有データファイルは、定期的に保存（バックアップ）してください。詳細は「インストールマニュアル」をご参照ください。
Q サーバーのPCから更新ができるのに、クライアントのPCからは「このレコードセットは更新できません」と表示されて記録ができません。どうすればいいですか？
A 共有データファイルのあるフォルダは、すべてのPCから書き込みができるよう共有設定（アクセス許可）を行う必要があります。詳細は「共有データのセットアップ手順」をご参照ください。
Q クライアント/サーバー型での使用を検討しております。共有データファイルを会社のサーバー内に置こうと考えていますが、会社のサーバー内にサポート３のプログラムをインストールしなければならないでしょうか。
A サーバーPCで記録入力など行うことがなければ、プログラムをインストールする必要はありません。クライアントPCにインストールするだけで動きます。

■でんでん記録/サポート３の使用上のご質問

Q サポート３やでんでん記録起動後、利用者記録を開く時点で、「システムエラーが発生しました。システム管理者へ連絡してください」となった場合の対処方法は？
A データベースが壊れているかもしれません。添付するDB修復操作マニュアルを参考に修復操作を実施してください。この修復操作でエラーが解消できるかもしれません。解消できない場合は、でんでん記録専用窓口まで問い合わせください。
DB修復操作マニュアル(PDF)
Q 共有データファイルを開こうとすると「パスワードを入れて下さい」というメッセージが出て開くことができません。
A 共有データファイルはパスワードで保護されていますので、エクスプローラーなどからファイルを開く場合はパスワードが必要となります。
Q どのデータをバックアップすればよいのですか？
A 共有データファイルを定期的にCD-R, 外付けHDD または他のパソコン等にバックアップすることをお勧めします。
  • 「サポート３」以前：
    メンテナンス画面の「共有データファイル」をクリックして表示されたファイルを、手動でバックアップして下さい。 （例：C:\Program Files\Support3\data\SupportDB.mdb）
  • 「サポート3 プラス」以降
    メンテナンス画面の「バックアップ」機能をご利用ください。
Q 介護職員の業務日誌なので、日誌のタイトル名を変更したい。
A 以下の手順でタイトルを変更してください。
  1. メンテナンス画面から「日誌タイトル」をクリックします。
  2. 日誌タイトル画面が表示されるので、タイトル名を入力してください。
Q 新規の利用者がきました。利用者を新たに登録したい。
A 日誌を作成するためには、利用者記録画面の利用者リストに登録されていることが条件となります。利用者の登録をすると利用者リストに追加されるので、メンテナンス画面から「利用者」をクリックして利用者登録をしてください。
Q 組織が変わりました。閲覧者を変更したい。
A 以下の手順で閲覧者を変更してください。
  1. メンテナンス画面から「日誌タイトル」をクリックします。
  2. 日誌タイトル画面が表示されるので、承認１～５を選んで閲覧者の役職名を変更してください。
Q １人の利用者に支援者が何人もいます。どのように入力するのですか？
A 同じ利用者に何人も支援者がいる場合でも、それぞれ記録をすることができます。利用者記録画面で記録者を選んでください。他は通常の日誌作成と同じです。
Q １人の利用者にいろいろな支援をしました、どのように入力するのですか？
A この場合も支援種別ごとに記録をとることができます。たとえば、Aさんに「健康」の支援と「就労」の支援をした場合は、それぞれに支援内容を記録してください。
Q 昨日分の利用者の記録を入力し忘れました。過去の入力はどのように入力するのですか？
A 利用者（外）記録画面から日付をクリックして記録したい日付を指定すれば、通常の記録と同じ要領で記録ができます。
Q 記録の修正をしたいのですが、どうすればできますか？
A 利用者（外）記録画面の表示画面から修正したい記録の左端をクリックして反転させた後、「記録修正」をクリックすると修正画面が表示されますので(修正したい記録をダブルクリックしても修正画面が表示されます)、修正をしてください。入力後、「修正」をクリックすると修正されます。
Q 同じ利用者外の名前をその都度入力するので、入力がまちまちになって検索で思うように探せません。何かよい方法はありませんか？
A 利用者外記録では「名前」はキーボードから入力しますが、「名前」のリストをクリックして「利用者外の選択」画面を表示し、「名前を前方一致で絞り込む」で名前の先頭数文字を入力して「絞込」をすることで、入力の手間を軽減でき、かつ入力データのばらつきが少なくなります。
Q 利用者が退所しました。削除しても大丈夫ですか？
A メンテナンスの利用者画面から当該利用者を削除すると、これまで入力した記録を見ることができなくなります。それは困るという場合は削除をしないで、メンテナンスの利用者画面から退所日と退所理由を入力してください。これを行うと、日誌作成時に利用者記録画面の利用者リストからはずされますが、検索や記録印刷時の利用者リストに入っていますので、いつでも過去の記録を呼び出すことができます。
Q 印刷の文字のサイズが小さく、行間も狭い。文字サイズや行間の変更はできませんか？
A Accessでは印刷の行間を広げることができません。どうしても見づらい場合は「拡大コピー」などの方法でお願いします。なお、「サポート３ 2012」以降では行間を少し広げていますので、以前のバージョンに比べ見やすくなりました。フォントサイズについては、見やすさ読みやすさから現在のサイズにしています。
Q 思うように検索ができません。どうすればヒット率が上がりますか？
A 検索条件を再度確認してください。例えば、
  • 「利用者外で検索しない」をチェックしないと、利用者外の記録も検索の対象となってしまいます。
  • "BまたはC"について検索する場合は「１つ以上含む」をチェックしてください。"BかつC"の場合は「全てを含む」をチェックします。
また、記録を入力するときに、検索がしやすいようになるべく統一した入力を心がけてください。
IMEの辞書登録機能や本ソフトウェアが提供している「利用者外の選択」機能を活用したり、入力時のルールを決めるとよいでしょう。たとえば、名前の入力で「かわばた」を入力するときは、漢字がわからないときはひらがなで入力し、わかった時点で「川端」と入力しておくと、川端さんを検索するときには、「かわばた」「川端」の1つ以上含むを指定すれば検索できます。ちょっとした入力時の工夫が検索のヒット率を上げることにつながります。
Q 支援種別ってなんですか？どう使うと便利なのですか？
A 日誌の作成で利用者記録時に「支援種別」を入力しますが、これは利用者に対する支援の種類を分類したもので、この種別ごとに統計をとることができます。ある利用者に対してどのような支援が多いのかを数値で把握できるので、利用者の課題や傾向など大枠をつかむことができます。利用者のニーズにそった個別支援計画の作成やモニタリング、担当者の引継ぎなどに客観的な情報として生かすことができます。
Q 実施種別ってなんですか？どう使うと便利なのですか？
A 日誌の作成で利用者外記録時に「実施種別」を入力しますが、"問合せ"や"会議"など利用者自身のデータ以外に記録したいものを実施種別として登録しておくと、この種別ごとに統計を取ることができます。たとえば、問合せや見学、実習、会議などどのような項目が多いのかを数値で把握でき、月別や年間の推移を見ることができます。会議の回数を手作業でカウントするのは大変な労力となりますが、これを利用すると短時間で回数やその内容がわかります。
Q 居宅支援の項目が変わりました。どのように指定すればよいのですか？
A たとえば、居宅支援のグループホームから生活寮へ名称変更したい場合は、メンテナンス画面の「居宅支援」をクリックしてください。居宅支援画面が表示されるので、グループホームを選んで、画面下の「修正」をクリックすると編集モードが修正になります。生活寮に変更して画面上の「修正」をクリックしてください。
Q 住所の入力で郵便番号を入力しても住所が自動表示されません。
A Accessランタイムのみインストールしてご利用されている場合は、自動表示はされないので住所は手入力となります。Accessが入っている場合は、「郵便番号/住所入力支援機能」を追加インストールしてください。詳細は、Accessの導入マニュアルなどを参照ください。
Q 記録をWordやExcelなど他のソフトでも使いたい。
A 利用者（外）記録画面の内容をコピーして他のソフトで使うことができます。コピーしたい箇所を範囲指定（文字列を反転）し、右クリックでコピーを選択します。次にWordなどのソフトを使って文書ファイルの貼り付けたい箇所で右クリックして貼り付けを選択すればコピーの完成です。右クリックが無効の場合は、範囲指定した後で[Ctrl＋C]を行い、コピー先を選んで[Ctrl＋V]をしてください。
Q 他のソフトで作った記録を業務日誌につけたい。
A たとえば、判定会議に記載された文書を日誌にも記載したい場合、コピーしたい箇所を範囲指定（文字列を反転）し、右クリックでコピーを選択します。次に利用者（外）記録画面を開き、貼り付けたい箇所で右クリックして貼り付けを選択すればコピーの完成です。右クリックが無効の場合は、範囲指定した後で[Ctrl＋C]を行い、コピー先を選んで[Ctrl＋V]をしてください。
Q ケース記録を入力していますが内容が1000文字を超えると入力できません。文字数の設定を増やすことができますか？ また最大で何文字まで増やせるか教えて下さい。
A 記録の入力は1000文字までとなっていますので変更することはできません。どうしても1000文字を超える場合は、支援種別を例えば、相談1、相談2などにして、1000文字を超える場合は、種別を相談2として続きを入力するなどでご対応ください。
Q 記録の表示を入力された日付順（古い順）に変更することができますか？
A 「サポート３ プラス」以降は、日付の昇順(古い順)・降順(新しい順)の指定ができるようになりました。
それ以前のバージョンでは、以下の手順でExcelに日誌をコピーすると、Excelのソート機能で並べ替えを行うことはできると思います。ただし、全てのPC環境・Officeバージョンで必ずできると保証はできませんのでご了承ください。
  1. Excelを起動(※(4)のコピー前にExcelを起動しておかないと正しく貼り付けできません)
  2. 記録の一覧画面で全ての日付を表示
  3. 一覧の全記録を選択 レコードセレクタ（日付列の左隣にある、行を選択を指定するところ）のタイトル行(一番上の日付タイトル横です)をクリックすると表示されている全記録が選択されます(選択されると、背景が黒になります)。
  4. (3)の状態で「ctrl＋ｃ」(ショートカットキーでコピーを意味)
  5. Excelの空シートに移動して「ctrl＋v」(ショートカットキーで貼り付けを意味)
以上で、日誌のコピーが可能です。 また、必要な記録だけを選択(記録の一覧画面で、日付・利用者・記録者で必要なボタンを選んで対象とする記録を絞り込みます)して、上記(3)以降の手順と同じ方法で日誌をコピーすることも可能です。
Q 画面の文字を大きくしたい
A 少し大きくするなら、Win8.1では以下のURLを参考に設定してください。
Q 郵便番号から住所へ正しく変換できない
A MS Office に付属する郵便番号データが古い場合があります。その場合は以下のURLで開いたページからダウンロードし、画面の手順に従って更新します。
Q 他のシステムやEXCEL等で入力した今までの記録データを、でんでん記録にいっきに取り込みたい
A 有償で対応できる場合があります。ご希望の方は、でんでん記録専用窓口まで問い合わせください。
Q 記録一覧をすべてEXCEL等に貼り付ける方法は？
A 一覧表の左上の隅の薄い三角マークをマウスでクリックすると、表全体が選択されます。その状態で、Ctrl+C でコピーし、EXCEL等で貼り付けしたい場所をクリックして指定後、Ctrl+V で貼り付けてください。
Q 右クリックメニューでコピー＆ペーストができない
A 本ソフトでは、右クリックメニューが使えません。コピーしたい部分を選択後、キーボードで　Ctrl+C でコピーし、Ctrl+V でペースト（貼り付けて）ください。